Ministerstwo Finansów postanowiło ułatwić podmiotom gospodarczym przekazywanie informacji podatkowych do urzędu skarbowego. Wprowadziło nowe zasady przeprowadzania kontroli podatkowej. Dotyczą składania Jednolitego Pliku Kontrolnego, w tym JPK VAT. Do tej pory dane w wersji elektronicznej przesyłały duże, średnie oraz małe przedsiębiorstwa. W styczniu 2018 roku dołącza ostatnia grupa, czyli mikroprzedsiębiorcy. Do czego tak naprawdę będą zobowiązani i czy jest to dla nich korzystne rozwiązanie?

JPK – ustawa

Wprowadzenie nowych przepisów jest związane z ustawą z 10 września 2015 roku, dotyczącej zmiany ustawy – Ordynacja podatkowa (Dziennik Ustaw z 2015 r. poz. 16491). To właśnie w tych rozporządzeniach pojawiły się nowe regulacje dotyczące kontroli podatkowej. Wraz z dniem 1 lipca 2016 roku, został wprowadzony obowiązek przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zgodnie z nowymi zarządzeniami, podmioty gospodarcze są zobligowane do przekazywania danych z ksiąg podatkowych w ujednoliconej formie elektronicznej.
Zdaniem Ministerstwa Finansów, wyrywkowe kontrole prowadziły do znacznych strat zysku państwa. Teraz każdy przedsiębiorca przedstawi fiskusowi kluczowe informacje na temat swojej firmy. Będą to pełne dane, właściwie wyselekcjonowane i wyeksportowane, dostarczone według ustalonego schematu i struktury. Pozwolą szybko zidentyfikować nieprawidłowości, wyłudzenia i próby oszustw, a co najważniejsze – zakończą próby unikania podatków. Takie rozwiązanie działa już w wielu krajach, a m.in. w Austrii, Belgii, Danii, Niemczech, Portugalii, Wielkiej Brytanii czy Holandii oraz Słowenii.

Co zawiera JPK?

Jednolity Plik Kontrolny jest zatem zbiorem danych finansowych, przygotowywanych za pomocą specjalnych programów informatycznych. Dla przedsiębiorców istotna jest nie tylko sama definicja JPK. Struktura pliku kontrolnego ma dużo większe znaczenie, ponieważ muszą wiedzieć, w jaki sposób przesyłać dane, w tym dane JPK VAT.

7 struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego:

  1. Księgi rachunkowe (JPK_KR) – dotyczące m.in. obrotów, sald, dowodów księgowych,
  2. Wyciąg bankowy (JPK_WB) – to m.in. saldo początkowe i końcowe oraz dane o przeprowadzaniu poszczególnych transakcji,
  3. Magazyn (JPK_MAG) – informacje o ruchach w magazynie, np. przyjęciach, wydaniach i rozchodzie towarów,
  4. Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT) – kluczowe dla urzędników dane, wskazujące np. informacje o zakupie i sprzedaży VAT,
  5. Faktury VAT (JPK_FA) – dane z faktur sprzedaży, faktury zakupu nie są ujęte w strukturze JPK, a i tak jest to najobszerniejsza ze struktur,
  6. Podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) – dotyczy jedynie przedsiębiorców z KPiR w formie elektronicznej,
  7. Ewidencja przychodów (JPK_EWP) – jedynie w przypadku firm prowadzących ewidencję przychodów (tzw. podatnicy ryczałtowi).

Wielkość dokumentu nie może przekraczać 60 MB. Jest przesyłany w tzw. “chmurze”, skąd urzędnicy Ministerstwa Finansów mogą go szybko pobrać i przeanalizować.

JPK – od kiedy?

Jak już wspomnieliśmy, obowiązek raportowania został wprowadzony 1 lipca 2016 roku, jednak nie dla wszystkich przedsiębiorców.

W zależności od wielkości podmiotu gospodarczego, pliki JPK muszą być przesyłane:

  • od 1 lipca 2016 roku – przez duże podmioty gospodarcze,
  • od 1 lipca 2018 roku – przez mikro, małe oraz średnie podmioty gospodarcze.

Nieco inne daty dotyczą składania plików JPK VAT, potwierdzającymi zgodność między rejestrami VAT a deklaracją VAT-70.

W przypadku JPK VAT obowiązują następujące terminy:

  • od 1 lipca 2016 roku – duże podmioty,
  • od 1 stycznia 2017 roku – małe i średnie podmioty,
  • od 1 stycznia 2018 roku – mikroprzedsiębiorstwa.

Mikroprzedsiębiorcy jako ostatni zostali objęci zmianami zasad w ustawie dotyczącej przekazywania pliku JPK VAT. Co istotne, pozostałe pliki JPK przekazujemy tylko na żądanie organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej. Przesyłamy je elektronicznie albo dostarczamy na informatycznym nośniku danych. Z kolei JPK_Vat wiąże się z obowiązkiem comiesięcznego przekazywania informacji na temat rejestru zakupów VAT, rejestru sprzedaży VAT oraz deklaracji VAT, w jednym pliku XML.

JPK – dla kogo od 2018 roku? Definicja mikroprzedsiębiorcy

JPK VAT zatem od stycznia 2018 roku będzie obowiązywać również mikroprzedsiębiorców. Jeśli szukamy informacji “jednoosobowa działalność gospodarcza a JPK”, powinniśmy poznać definicję mikroprzedsiębiorstw. Jest to podmiot, który w ciągu ostatnich dwóch lat zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 osób oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów, usług i przeprowadzania operacji finansowych w maksymalnej wysokości 2 mln EURO. Może być to zatem jednoosobowa działalność, pod warunkiem zatrudnienia dozwolonej liczby pracowników.
Te warunki odnoszą się również do podmiotów zagranicznych podmiotów posiadających rejestrację wyłącznie dla celów VAT. Trzeba jednak zbadać przedsiębiorstwo globalnie, zarówno jego działalność prowadzoną w Polsce, jak i w innym kraju.

Jednolity Plik Kontrolny generuje dodatkowe koszty

Jednolity Plik Kontrolny może generować dodatkowe koszty, które będą szczególnie uprzykrzać życie mikroprzedsiębiorców. Prowadzą niewielką działalność, a ich zyski często nie są duże. Styczeń 2018 zbliża się wielkimi krokami, a wtedy wszystkie pliki będą musiały mieć format XML. Oznacza to, że potrzebne będą nowe systemy księgowe i informatyczne, a w najlepszym przypadku – ich aktualizacja, która również może kosztować nawet kilka tys. zł. Przyszły rok będzie też wiązać się z pomnożeniem obowiązków księgowych, a nawet wymogiem zatrudnienia nowych specjalistów od rachunkowości. Co za tym idzie, niezbędne będą kolejne komputery.
Nie trzeba obawiać się kosztów zmiany oprogramowania czy zakupu dodatkowych sprzętów. Takie wydatki pokryją pożyczki pozabankowe dla firm, sięgające nawet 500 000. Tym bardziej, że pożyczkę można wpisać w koszty działalności gospodarczej. Jednak nie całą jej kwotę, ale naliczone odsetki. Uzyskane pieniądze należy także przeznaczyć na cele związane z firmą, w przeciwnym razie zostaniemy wykluczeni z tej możliwości.

Automatyzacja weryfikacji danych podatkowych w firmach

Korzystanie z nowinek technologicznych, w tym możliwości elektronicznego przesyłania danych, wiąże się z postępem współczesnego świata. Zmiany są nieodwracalne i dotyczą każdej dziedziny naszego życia. Niegdyś nie wyobrażaliśmy sobie przesyłania plików w sieci, dzisiaj programy komputerowe dają szereg możliwości. Również w świecie finansów możemy zaobserwować zmiany technologiczne, kiedy chcemy wziąć kredyt na rozwój biznesu i nie musimy nawet chodzić do placówki bankowej.
Automatyzacja weryfikacji danych podatkowych przyniosła ogromne korzyści dla administracji. Urzędnicy otrzymują pakiet niezbędnych danych i na ich podstawie decydują o kontroli danego przedsiębiorstwa. Następuje to przeważnie wyłącznie w przypadku nieprawidłowości w plikach. Informacje znajdują się w jednym dokumencie, dlatego ich analiza jest znacznie prostsza i szybsza. Ujednolicone oraz znacznie bardziej efektywne procedury sprawdzające i kontrolne są tutaj największym atutem.

Wiedza przedsiębiorców na temat JPK

Jak się okazuje, w momencie wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego, wiedza podmiotów gospodarczych nie dawała powodów do radości. Jedynie 55 procent ankietowanych wiedziała, kim jest mały przedsiębiorca. Co piąta biorąca udziała w badaniu osoba uważała, że urząd sam połączy pliki, a przedsiębiorca może przesłać ich dowolną liczbę. Ostatecznie okazało się, że tylko co czwarty badany ukończył test2. Co istotne, z nie wysłaniem JPK, w tym JPK VAT, wiążą się duże sankcje. Pominięcie terminu to kara grzywny w wysokości 120 stawek dziennych. Sąd ustala jej wysokość indywidualnie, ale maksymalnie może sięgać nawet 3 mln zł. Również błędy w dokumentach mogą nas słono kosztować.
Niedoinformowanie w kwestii JPK to nie jedyne braki Polaków. Mieszkańcy naszego kraju nie mają też wiedzy odnośnie do finansów osobistych. Jednak w przypadku prowadzenia własnej działalności gospodarczej, konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze. Kilkumilionowa kara może pogrążyć nasze przedsiębiorstwo. Dlatego należy wyposażyć firmę w oprogramowanie, pozwalające w prosty i szybki sposób wprowadzić zmiany oraz skrupulatnie stosować się do nowych przepisów.

“Nie da się uniknąć zmian. Trzeba im się podporządkować, szczególnie kiedy nowe obowiązki nakłada na nas prawo. Jednolity Plik Kontrolny VAT już za chwilę będzie dotyczyć wszystkich przedsiębiorców. Ma automatyzować analizę otrzymywanych danych, pozwalać na łatwiejszą kontrolę przedsiębiorców i jednocześnie uszczelniać system podatkowy. Nie musimy obawiać się bezpieczeństwa danych osobowych, ponieważ wdrożono wszelkie rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające ich odpowiednią ochronę” – komentuje Tymon Zastrzeżyński, ekspert pozyczkaportal.pl.


  1. Dziennik Ustaw z 2015 r. poz. 1649
  2. firma Sage, Ogólnopolski Test Wiedzy o JPK, 2017 rok